CASE STUDY | INTRANET IM ÖFFENTLICHEN SEKTOR

Vienna's Digital Calling

Das Intranet der Stadt Wien ist das zentrale Informationssystem für die gesamte Organisation und wird individuell von den verschiedenen Magistratsabteilungen gestaltet, verwaltet und genutzt. Self-Service, einfaches Publizieren, Kollaboration und abteilungsübergreifender Austausch – so sieht modernes Mitarbeiter-Empowerment aus!

Überblick & Key Takeways

>25,000

tägliche Intranet-Nutzer

>100Mio.

Seitenaufrufe pro Monat

>1.400

Sites & Child-Sites

Key Takeways

Weniger Verwaltungsaufwand dank Self-Service: Dank einer Reihe von neuen Self-Service-Funktionen konnte der Administrationsaufwand gesenkt werden.
Verbesserungen der User Experience, Kollaboration und Wissensaustausch: Mithilfe des neuen Intranets lässt sich Webcontent einfacher erstellen und bearbeiten. Kollaborationstools, Blogs und Wikis verbessern den Austausch von Wissen unter den Mitarbeitenden und Drittapplikationen können homogen eingebunden werden.
Übersichtlichere interne Kommunikation: Dank einer engagierten Nutzung des Intranets als Kommunikationsplattform (inkl. der Blogfunktionalität und der Möglichkeit, Nutzer über neue Veröffentlichungen zu benachrichtigen), wurde die interne Kommunikation optimiert und das E-Mail-Aufkommen reduziert.

Hintergrund

Alle Digitalisierungsfäden der Stadt Wien laufen in der Magistratsabteilung 01 (MA 01), besser bekannt als Wien Digital, zusammen. Als serviceorientierte IT-Abteilung mit rund 1.100 Mitarbeitenden ist Wien Digital Teil der Geschäftsgruppe “Innovation, Stadtplanung und Mobilität” des Magistrats der Stadt Wien.

Entstanden im Juli 2018 durch die Zusammenlegung dreier separater IT-Abteilungen der Stadt stellt Wien Digital die Informations- und Kommunikationstechnologie für die rund 86.000 Mitarbeitenden in allen Bereichen des Magistrats und im Wiener Gesundheitsverbund zur Verfügung. In diesem Zuge ist die MA 01 für Installation, Wartung und Betrieb von rund 113.000 Arbeitsplatz-Endgeräten, 5.100 Servern und rund 69.000 Telefonen verantwortlich und betreibt in den Wiener Schulen 14.300 PCs, 3.900 Notebooks und 5.500 Drucker. Mit einem der größten Computernetze Europas schafft Wien Digital so die technischen Grundlagen, um Bürgerinnen und Bürgern eine schnelle und moderne Interaktion und Kommunikation mit dem Magistrat zu ermöglichen. Auch die sichere Bereitstellung gespeicherter Daten – insbesondere für Diagnose und Therapie in den Gesundheitseinrichtungen des Wiener Gesundheitsverbunds – gehört zu den Kernaufgaben der MA 01.

Aber nicht nur die Verwaltung und Wartung aller IT-Leistungen und -Services liegt im Aufgabenbereich der MA 01. Auch für die Gewährleistung von Sicherheitsstandards und die Entwicklung neuer Produkte und Serviceangebote, wie bspw. das Ersetzen von Behördenwege durch Online-Services – Stichwort “Virtuelles Amt”, zeichnet Wien Digital verantwortlich.

Öffentlicher Sektor

Kundenportale

Intranets

Herausforderungen

Um möglichst reibungslose Prozesse im Hinblick auf den Informationsfluss und die Kommunikation der Mitarbeitenden in allen Bereichen des Magistrats und im Wiener Gesundheitsverbund sicherzustellen, galt es folgende Herausforderungen zu meistern:

Einführung eines neuen Intranetauftritts mit Self-Service-Funktionen: Das vorhandene Portal war nicht zur Einbindung und Visualisierung von Drittapplikationen geeignet. Eine homogene User Experience zu schaffen war unmöglich.
Ablösung des alten Content Management Systems: Mit dem bisherigen CMS gestaltete sich das Erstellen, Verwalten und Veröffentlichen von Webcontent schwierig.
Einführung einer unternehmensweiten Push-Kommunikationsplattform: Angesichts einer Flut an Nachrichten war die interne Kommunikation per E-Mail wenig übersichtlich. Durch eine pushnachrichtenbasierte Kommunikation sollte das interne Mail-Aufkommen reduziert werden.

Weiterführende informationen

Wien auf dem Weg zur Digitalisierungs-Hauptstadt Europas: Video-Interview mit Klemens Himpele, CIO der Stadt Wien

Liferays "out-of-the-box”-Funktionalitäten ermöglichten uns, schnell und unkompliziert die Trends und Methoden der modernen Kommunikation anzubieten.

NIKOLAUS REISEL

Gruppenleiter der Gruppe GBS – Basissysteme & Plattformen

Implementierung

Im Rahmen eines Pilotprojekts wurde zunächst das bestehende Intranet, das sogenannte vieW4 (vienna World Wide Web Workgroups) durch Liferay abgelöst. Ausgewählte Dienststellen konnten in einer Testphase umfangreiche Erfahrungen sammeln, erste Ergebnisse waren schließlich 2016 mit dem GoLive des gesamten Intranets sichtbar – etwa zwei Jahre nach Projektbeginn.

Aufgrund der Einsatzbreite und des Aufkommens von Kooperationsvereinbarungen wurde in einem Folgeprojekt die Migration von der Liferay Community Edition (Liferay 6.2) auf Liferay DXP (zunächst Version 7.1, mittlerweile 7.2) angestoßen. Für die Implementierung setzte die Stadt Wien nach erfolgter Rahmenvertragsausschreibung auf verschiedene zertifizierte Partnerunternehmen von Liferay.

Ergebnisse

Für die Stadt Wien ist kontinuierliche Weiterentwicklung von Liferay DXP essenziell, denn sie verleiht einer Organisation der Größenordnung der Stadt Wien die Möglichkeit, fortlaufend neue und zeitgerechte Features sinnvoll einzusetzen.

Seit der Implementierung von Liferay DXP freut sich die Stadt Wien über folgende Vorteile:

Einfaches Management von Webcontent und gesteigerte User Experience: Neben verbesserten Funktionen zur Erstellung und Bearbeitung von Inhalten nutzt die Stadt Wien auch Kollaborations- und Social-Media-Funktionen wie Blogs, Wikis und den Austausch von für die Geschäftstätigkeit nicht maßgeblichen Dokumenten. Zudem lassen sich Drittapplikationen homogen einbinden, was die UX verbessert.
Reduzierung des internen Mail-Aufkommens: Zahlreiche in regelmäßigen Abständen wiederkehrende Mails konnten durch intensive Nutzung der Blogfunktionalität inkl. Notifications ersetzt werden. Das Ergebnis: Dank der Möglichkeit, interne Blogs zu abonnieren, ging die Flut an E-Mails zurück. Analog zu bekannten Social-Media-Features können sich Anwender online im Browser über Neuigkeiten benachrichtigen lassen. Die interne Kommunikation ist damit übersichtlicher.
Reduzierter Administrationsaufwand: Indem Nutzern Self-Service-Funktionen eröffnet wurden, konnte der Verwaltungsaufwand gesenkt werden. So erlaubt das auf Liferay basierende Self-Service-Portal die Konfiguration von Telefonieoptionen, wie beispielsweise die Aktivierung von Anrufumleitungen mithilfe einer Webapplikation. Die Nutzer sind dadurch weniger abhängig von einer zentralen Administrationsstelle.

Für die Zukunft hat sich Wien Digital zum Ziel gesetzt, die angebotenen Lösungen weiter zu verbessern und digitale Erlebnisse zu schaffen, die es allen Nutzern noch einfacher machen, Anwendungen und Dienstleistungen der Stadt Wien einfach und bequem in Anspruch zu nehmen.

Da Wien Digital alleine im internen Netz mehrere hundert Applikationen betreibt, die für die Geschäftstätigkeit der Magistratsabteilungen und somit auch für BürgerInnen von maßgeblicher Bedeutung sind, soll Liferay DXP zukünftig als zentrale Absprungplattform für diese Anwendungen dienen und sie in ein einheitliches Design einbetten.

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