Veraltete Systeme, komplexe Prozesse? Mit Liferay zur Digitalen Souveränität im Öffentlichen Sektor

Die digitale Transformation der Verwaltung ist kein Zukunftsprojekt mehr – sie ist eine dringende Notwendigkeit. Doch oftmals hemmen veraltete Systeme, isolierte Fachverfahren und fehlende Interoperabilität den Fortschritt. Die gute Nachricht: Mit Liferay DXP, einer leistungsfähigen Open-Source-basierten Digital Experience Platform, lassen sich moderne, benutzerfreundliche Anwendungen entwickeln – und das auf einer sicheren, skalierbaren und wiederverwendbaren technischen Grundlage.

Der Begriff „öffentlicher Sektor“ umfasst alle staatlichen und gesellschaftlichen Akteure, die für die Daseinsvorsorge und das Gemeinwohl verantwortlich sind. Zu den wichtigsten Akteuren zählen Bund, Länder, Gemeinden, Sozialversicherungsträger und öffentliche Unternehmen. Die Gesellschaft profitiert von den Leistungen des öffentlichen Sektors, dessen Ziel es ist, grundlegende Bedürfnisse wie Bildung, Gesundheit und soziale Sicherheit zu erfüllen. Zentrale Aspekte des öffentlichen Sektors sind die Finanzierung durch Steuern, Beiträge und Gebühren, die häufige Monopolstellung mit wenig Wettbewerb sowie Aufgaben wie der Betrieb von Schulen, Universitäten und Krankenhäusern. Im Unterschied zum privaten Sektor, der auf Marktbedürfnisse, Wettbewerb und Profit ausgerichtet ist und Innovation durch Konkurrenz fördert, steht im öffentlichen Sektor die Daseinsvorsorge im Vordergrund, um jedem Zugang zu wichtigen Leistungen zu ermöglichen – unabhängig von der Zahlungsfähigkeit. Die Verwaltung umfasst Ministerien, Ämter und Finanzbehörden. Die Finanzierung über Steuern verschiebt Kaufkraft vom privaten in den öffentlichen Bereich. Der Staat setzt Regulierungen und Steuern im öffentlichen Interesse für den privaten Sektor ein. Verschiedene Akteure – staatliche Institutionen, Unternehmen und Individuen – gestalten gemeinsam die Nutzung und Entwicklung digitaler Technologien im öffentlichen Sektor und tragen so zur digitalen Souveränität der Gesellschaft bei.

Gerade für den Öffentlichen Sektor bietet Liferay entscheidende Vorteile in Sachen Digitalisierung: von der Steigerung der Effizienz und Senkung der IT-Kosten über die Vermeidung von Vendor Lock-ins bis hin zur Erfüllung zentraler Prinzipien wie Barrierefreiheit, Datenschutz, Digitaler Souveränität und EfA.

Das bieten wir: 

• Open Source mit Enterprise Support: Vermeiden Sie Abhängigkeiten von proprietären Lösungen und profitieren Sie gleichzeitig von professionellem Support und langfristiger Wartung.
• Hohe Anpassungsfähigkeit: Passen Sie die Plattform exakt an Ihre bestehenden Prozesse, Fachverfahren und Schnittstellen an.
• Sichere und flexible Rechteverwaltung: Rollenbasierte Zugriffssteuerung für Mitarbeitende, externe Partner und Bürger – individuell konfigurierbar.
• Barrierefreiheit & DSGVO-Konformität: Liferay erfüllt die Anforderungen an moderne, inklusive Portallösungen – datenschutzkonform und gesetzlich abgesichert.
• Skalierbare Architektur: Vom Fachverfahren bis zur länderübergreifenden Multisite-Plattform – Liferay wächst mit Ihrem Bedarf.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen konkrete Anwendungsfälle, wie Sie Liferay im Öffentlichen Sektor erfolgreich einsetzen können, um die Digitale Souveränität in Ihrer Verwaltung zu verankern.

Internes Wissensmanagement

Wissen ist einer der wertvollsten Rohstoffe – vor allem in der Verwaltung. Der Zugang zu verlässlichen Informationen und die Entwicklung digitaler Fähigkeiten sind für Individuen und Organisationen entscheidend, um Wissen effektiv zu nutzen und digitale Souveränität zu fördern. Artikel, Leitfäden und Fachbeiträge dienen dabei als wichtige Ressourcen für das Wissensmanagement und unterstützen die kontinuierliche Weiterentwicklung.

Mit der Open-Source-Software von Liferay können Organisationen zentrale Wissensplattformen aufbauen, die alle relevanten Informationen – von Richtlinien und Formularen bis hin zu internen Leitfäden – strukturiert und rollenbasiert zugänglich machen. Die Erfahrung und Expertise der Mitarbeitenden ist dabei ein zentraler Erfolgsfaktor für die Umsetzung von Wissensmanagement-Projekten. Funktionen wie Wikis, Blogs und FAQs fördern den Austausch, stärken die Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg und unterstützen die Entwicklung der notwendigen Fähigkeiten. Behörden stehen zudem unter dem Druck, ihr Leistungsniveau durch effektives Wissensmanagement zu halten und zu steigern.

Beispiel: Empowerment auf Wiener Art: Das Intranet der Stadt Wien als Herzstück für Information, Self-Service und Zusammenarbeit | Mehr erfahren

Website-Baukasten

Unsere Open-Source-Lösung ermöglicht es Behörden und Verwaltungen, schnell und unkompliziert neue Websites zu erstellen – im einheitlichen Design, jedoch mit individuellen Inhalten. Die Digitalisierung und das Management von Webseiten eröffnen dabei neue Möglichkeiten, die Effizienz von Behörden zu steigern und Kosten für den Steuerzahler zu reduzieren. Die Entwicklung und Verwaltung digitaler Produkte wie Websites und Portale ist heute ein zentraler Aspekt moderner Verwaltungsarbeit. Wiederverwendbare Komponenten und Templates reduzieren den Entwicklungsaufwand und erhöhen die Konsistenz.

Bei der Umsetzung von Website-Baukästen im öffentlichen Sektor müssen verschiedene Aspekte wie technische, organisatorische und rechtliche Anforderungen berücksichtigt werden. Dank benutzerfreundlicher Redaktionsoberfläche sind keine technischen Kenntnisse erforderlich und Fachbereiche können Inhalte eigenständig pflegen.

Beispiel: Der Website-Baukasten „ThüWBK“ der Thüringer Tourismus – ein Meilenstein bei der Realisierung der Tourismusstrategie | Mehr erfahren

Digitalisierte Pensionsanträge

Auch sensible und komplexe Verwaltungsprozesse wie die Beantragung von Pensionen oder Ruhestand können mit Liferay digitalisiert werden. Dabei treten spezifische Probleme und Herausforderungen auf, etwa beim Schutz sensibler Daten und beim Aufbau gesellschaftlichen Vertrauens. Die Bereitstellung sicherer digitaler Transportwege ist ein zentraler Teil und eine wichtige Voraussetzung für die digitale Souveränität im öffentlichen Sektor. Der gesamte Ablauf – vom Online-Antrag über die Kommunikation mit HR bis hin zur Integration in Fachverfahren – lässt sich durchgängig abbilden. Dies reduziert Bearbeitungszeiten und sorgt für klare Zuständigkeiten. Mögliche Folgen der Digitalisierung solcher Prozesse sind eine deutliche Effizienzsteigerung und mehr Transparenz, aber auch neue Risiken hinsichtlich Datenschutz und Kontrollverlust. Eine strategische Frage, die sich Behörden stellen sollten, lautet: Wie kann die Sicherheit und Integrität der Daten bei der Digitalisierung sensibler Verwaltungsprozesse gewährleistet werden?

Beispiel: Zentrales Serviceportal der Pfälzischen Pensionsanstalt (ppa): Digital, effizient, kundenorientiert

Mit dem zentralen Serviceportal der ppa werden die wichtigsten Geschäftsprozesse – von Versorgungsbezügen über Versicherungen und Beihilfe bis hin zu Entgeltabrechnungen – digital und medienbruchfrei bereitgestellt. Die vollständig digitalen Abläufe bieten sowohl den Nutzern als auch den Mitarbeitern der ppa eine moderne, transparente und effiziente Nutzererfahrung – rund um die Uhr, sicher und serviceorientiert.

Zentrale Multisite-Plattformen

Viele Verwaltungen und Kommunen betreiben zahlreiche Webseiten und Portale. Mit Liferay können Sie diese auf einer zentralen Plattform verwalten – mit einer gemeinsamen technischen Basis, aber individuellen Designs und Inhalten. Ein sicherer und regulierter digitaler Raum ist dabei essenziell, um die digitale Souveränität und den Schutz sensibler Daten in der öffentlichen Verwaltung zu gewährleisten. Die digitale Souveränität ist ein zentrales Thema in der EU-Digitalpolitik sowie der aktuellen Digitalstrategie der Bundesregierung und wird auch im Koalitionsvertrag als ausdrückliches Ziel genannt.

Die internationale Dimension spielt eine wichtige Rolle, da die digitale Souveränität in einer zunehmend vernetzten digitalen Welt gestärkt werden muss. Die Gründung des Zentrums für Digitale Souveränität (ZenDiS GmbH) im Dezember 2022 war ein wichtiger Schritt, um die Unabhängigkeit der öffentlichen Verwaltung zu fördern. Studien zeigen, dass die Schaffung von Alternativen und die Unterstützung eines offenen, wettbewerbsfähigen Marktes entscheidend sind, um technologische Abhängigkeiten zu reduzieren. Die Bundesregierung verfolgt daher eine Strategie, die digitale Souveränität der IT der öffentlichen Verwaltung zu stärken und unabhängiger von einzelnen Anbietern zu werden. Der Weg zu mehr digitaler Souveränität führt über zentrale Plattformen, offene Standards und innovative Lösungen wie Liferay. Single Sign-On, konsistentes Nutzer- und Rechtemanagement sowie zentrale Updates sorgen für Sicherheit, Effizienz und eine einheitliche Nutzererfahrung.

Beispiel: Konsolidierung unterschiedlicher Portale – Konrad-Adenauer-Stiftung optimiert Online-Präsenz | Mehr erfahren

Digitale Fördermittelverwaltung in der öffentlichen Verwaltung

Mit Liferay lassen sich komplexe Förderprozesse innerhalb von Kommunen, Behörden und Verwaltungen vollständig digitalisieren – von der Antragsstellung bis zur Bescheidzustellung. Berater und spezialisierte Beratungsunternehmen spielen dabei eine zentrale Rolle, indem sie öffentliche Institutionen bei der digitalen Transformation unterstützen und umfassende Dienstleistungen aus einer Hand anbieten. Die enge Zusammenarbeit zwischen Beratungsunternehmen und öffentlichen Institutionen zielt darauf ab, gesellschaftliches Vertrauen zu stärken und wichtige Probleme zu lösen.

Nutzer können Anträge online ausfüllen, Unterlagen hochladen und jederzeit den Bearbeitungsstatus einsehen. Für Sachbearbeitende stehen Workflow-Integration, Fristenmanagement und automatische Benachrichtigungen zur Verfügung. Der Wandel im Berufsfeld der öffentlichen Verwaltung wird durch die Digitalisierung und neue Anforderungen an die Mitarbeitenden geprägt. Das Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung bietet Beratungsleistungen an, um kritische Abhängigkeiten zu identifizieren und Migrationsstrategien zu entwickeln. Die digitale Fördermittelverwaltung adressiert ein breites Spektrum an Themen, von Compliance über Sicherheit bis hin zu Nutzerfreundlichkeit.

Beratungsunternehmen wie PwC und McKinsey arbeiten eng mit öffentlichen Institutionen zusammen, um Transformationsprozesse zu unterstützen. Die Zielsetzung der digitalen Fördermittelverwaltung liegt in der Förderung der digitalen Souveränität und des Gemeinwohls. Liferay Lösungen bieten dabei umfassende Services aus einer Hand.

Kritische Abhängigkeiten aufbrechen

Stellen Sie sich vor, Ihre Verwaltungs-IT wäre wie ein gemietetes Haus – Sie zahlen jeden Monat, aber haben keinen Schlüssel zu den wichtigen Räumen. So fühlt sich digitale Abhängigkeit im öffentlichen Sektor an. Kritische Abhängigkeiten von einzelnen Softwareanbietern oder proprietären Lösungen? Das ist, als würden Sie Ihrem Vermieter erlauben, jederzeit die Regeln zu ändern und die Miete zu erhöhen. Behörden, Kommunen und Institutionen verlieren dabei nicht nur ihre Handlungsfähigkeit – sie riskieren langfristig, dass zentrale Verwaltungsaufgaben plötzlich nicht mehr eigenständig erfüllt werden können. Wer möchte schon in dieser Situation stecken?
Open-Source-Software ist wie der Hausschlüssel, den Sie schon immer gebraucht haben. Endlich können Verwaltungen die Kontrolle über ihre IT-Infrastruktur zurückgewinnen und selbst entscheiden, wie ihre digitalen "Räume" aussehen sollen. Schleswig-Holstein macht es vor – das Bundesland hat erkannt, dass eine konsequente Open-Source-Strategie der Schlüssel zur digitalen Souveränität ist. Anstatt weiter abhängig zu bleiben, reduzieren sie gezielt die Macht einzelner Anbieter. Das Ergebnis? Nicht nur niedrigere Kosten, sondern auch deutlich mehr Flexibilität und Sicherheit beim Umgang mit sensiblen Daten. Es ist wie der Unterschied zwischen einem Mietvertrag und dem Eigenheim – Sie bestimmen die Regeln.

Diese Entwicklung ist viel größer als nur ein paar IT-Projekte hier und da. Denken Sie an ein gut orchestriertes Orchester: Wenn Bund, Länder und Kommunen gemeinsam Standards setzen und ihre IT-Landschaften interoperabel gestalten, entsteht echte Harmonie. Die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Verwaltungsebenen wird plötzlich so einfach wie ein gut abgestimmtes Musikstück. Und das Beste? Unternehmen und öffentliche Einrichtungen können endlich maßgeschneiderte Lösungen entwickeln und blitzschnell auf Veränderungen reagieren. Das ist digitale Agilität in Reinform.

Hier kommt der entscheidende Punkt: IT-Kompetenz in der Verwaltung aufzubauen ist wie einem Team beizubringen, wie man das Steuer selbst in die Hand nimmt. Nur wenn Behörden und Institutionen das nötige Know-how haben, können sie Open-Source-Software wirklich ausschöpfen und ihre Systeme eigenständig weiterentwickeln. Das ist nicht nur ein Kompetenz-Boost – es stärkt auch das Vertrauen in die Sicherheit und Integrität der eigenen Daten. Schließlich wissen Sie am besten, was Ihre Systeme brauchen, oder?

Die Auflösung kritischer Abhängigkeiten ist der Grundstein für echte digitale Souveränität im öffentlichen Sektor. Es geht darum, die Kontrolle über Daten und Systeme zu behalten, Innovationen voranzutreiben und die Verwaltung zukunftssicher aufzustellen. Das Ziel? Eine starke, unabhängige und moderne öffentliche IT-Landschaft in Deutschland und Europa – eine, die nicht von externen Anbietern abhängt, sondern selbstbestimmt ihren Weg geht. Das ist digitale Freiheit, wie sie sein sollte.

Unsere Open-Source-Lösung für Ihre Transformationsstrategie

Die Digitalisierung im Öffentlichen Sektor braucht flexible, sichere und souveräne Plattformen. Ein zentraler Teil der Transformationsstrategie ist die Umsetzung von Maßnahmen und Standards (Maße) zur Stärkung der digitalen Souveränität, wobei die Nutzung offener Standards ein wichtiger Teil zur Förderung der digitalen Souveränität der öffentlichen Verwaltung ist. Liferay DXP bietet genau das – kombiniert Open-Source-Vorteile mit Enterprise Features und ermöglicht die Umsetzung moderner Lösungen, die Bürgern, Unternehmen sowie Mitarbeitern echte Mehrwerte bieten. Ob Serviceportale, Fachverfahren oder Wissensplattform: Mit Liferay gestalten Sie Ihre digitale Verwaltung zukunftsfähig, skalierbar und nutzerorientiert – alles im Sinne der Digitalen Souveränität für die Verwaltungsmodernisierung von morgen.

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