Umas das promessas mais atrativas de uma intranet efetiva é a sua capacidade de potencializar a produtividade dos colaboradores. Mas, infelizmente, as intranets não fazem isso sozinhas. Desfrutar desse benefício requer avaliar os atuais obstáculos para a produtividade, e depois implementar ferramentas que possam superá-los. As intranets nem sempre alcançam isso automaticamente, mas muitas organizações encontram maneiras efetivas de impactar a produtividade.

Um dos objetivos mais fáceis para grande parte das empresas é reduzir o tempo que os funcionários passam esperando que outras pessoas façam a sua parte de uma tarefa. Isso pode significar esperar que alguém envie um documento, ou talvez esperar que a equipe de TI ensine o colaborador a utilizar a nova ferramenta. A seguir, citamos cinco exemplos de como intranets podem reduzir esses gaps e tornar o trabalho mais eficiente.

1. Gerenciamento de Conteúdo Habilitado para Pesquisa

A maior parte do sites públicos têm um mecanismo de busca habilitado, principalmente os que possuem um número de página e artigos significativo. No entanto, muitas empresas não implementam essas mesmas funcionalidades nas suas intranets, que inclusive possuem mais chances de ter um vasto repositório de conteúdo. Tente contar as horas que seus funcionários passam buscando por documentos sem uma busca estruturada, elas se somam rapidamente. Quer eles estejam enviando mensagens para colegas e esperando o envio de uma cópia de um documento relevante, ou clicando em páginas e páginas de conteúdos não classificados, recuperar essas horas perdidas é uma maneira simples de melhorar a produtividade com a sua intranet.

A CNC, centro nacional de cinematografia e animação da França, percebeu isso e incorporou um mecanismo de busca rápido e avançado dentro da sua intranet, para que os colaboradores pudessem encontrar instantaneamente o conteúdo que buscavam. Essa foi uma das várias melhorias em sua intranet, mas representou um ponto crítico devido à sua vasta base de conteúdo.

 

2. Acesso Móvel

As intranets geralmente eram configuradas para serem acessadas em redes internas, apenas para aqueles que estavam dentro do escritório da empresa. Isso ajudou a garantir segurança por um tempo, mas com os dispositivos móveis de hoje somados a quantidade de trabalhadores remotos, não faz mais sentido limitar o acesso desta maneira. Para garantir que todos os colaboradores recebam as mensagens corporativas no momento que forem enviadas, as empresas precisam habilitar o acesso a partir de qualquer dispositivo.

A Coach desenhou sua intranet para ser acessada via mobile porque seus funcionários não passam o dia sentados em mesas de trabalho. Muitas das comunicações importantes sobre propagandas e promoções das lojas precisam chegar aos colaboradores que administram as vitrines das lojas. Enviar um email não é suficiente. Muitas vezes, a informação é complicada, como no caso de guias de merchandising para um layout de uma loja. Uma intranet mobile-friendly assegura que não haja atraso na informação e que todos os colaboradores recebam o que precisam para manter suas lojas com um bom funcionamento.

3. Gestão do Conhecimento Tácito

Uma das falhas de várias ferramentas de gestão do conteúdo é que elas só capturam os produtos finais. Por exemplo, você pode ter uma biblioteca de conteúdos da empresa para PowerPoints de vendas aprovados, mas isso permite que você veja as edições e discussões envolvidas em cada material? Normalmente, isso fica registrado em coisas como comentários do Google Docs, mas uma vez que a versão final fica pronta, o conteúdo é salvo sem esses comentários.

A IMRB enxergou valor nesse conhecimento tácito e decidiu construir uma intranet que permitiu aos seus funcionários buscar por ideias, pensamentos e comentários armazenados para cada um de seus documentos. Isso tornou tanto o conteúdo explícito quanto o tácito visível para todos, tornando possível esses processos de colaboração de projetos passados.

 

4. Colaboração Global

Muitos dos tipos de projetos precisam de colaboração intensiva. E se você trabalhar em um time global, tentar coordenar reuniões em diferentes fuso horários torna o processo mais lento. Ao invés de tentar coordenar conversas instantâneas, ter uma ferramenta de colaboração robusta dentro da sua intranet permite que as pessoas contribuam dentro de seus próprios horários.

Isso é exatamente o que a empresa de tecnologia internacional Schott decidiu fazer. Já que ela desenvolve produtos globalmente, precisa de uma comunicação efetiva entre 11.000 colaboradores em 35 regiões ao redor do mundo. Ao incorporar esse trabalho dentro da sua intranet, eles reduzem o risco da informação ser perdida no vai e vem de emails, ou de tarefas importantes serem esquecidas.

 

5. Administradores Independentes

Muitas organizações precisam rapidamente realizar mudanças em suas intranets sem o auxílio da equipe de TI. Um gerente de departamento talvez precise publicar uma notícia rapidamente para o seu time, ou ainda, um diretor de RH precise distribuir informações sobre benefícios para toda a organização. Nesses casos, empoderar administradores para criar e gerir seu próprio conteúdo sem depender da equipe de TI é um ponto crítico.

A Domino’s é um exemplo deste caso de uso. Diversos administradores podem realizar mudanças nos sites dos departamentos dentro da intranet corporativa. Muitos deles não são pessoas técnicas, mas como a gestão de conteúdo é separada de outras funções do site, eles podem gerir tudo sem ter que aprender novas habilidades digitais. Isso aumenta a produtividade assim como o relacionamento, já que cada departamento se sente empoderado para realizar bem o seu trabalho.

O Pequeno ROI das Intranets

As intranets não apenas um instrumento para aumentar os seus números de produtividade, apesar deste ser um dos seus maiores benefícios tangíveis. A maior vantagem das intranets é que elas oferecem a habilidade de impactar aspectos intangíveis dos negócios, como uma cultura unificada na organização ou uma alta taxa de retenção dos funcionários. É difícil medir o impacto direto das intranets nestas áreas, mas uma pesquisa sugere que é significativo.

Por isso que é valioso para as empresas ter uma estratégia de mensuração da efetividade de suas intranets. As KPIs devem estar alinhadas com os objetivos de negócio, como aumentar a satisfação do colaborador em uma escala numérica ou aumentar a retenção em uma determinada porcentagem.

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