É difícil encontrar uma empresa que não tenha dificuldades com a comunicação no ambiente de trabalho. Na verdade, 86% dos executivos citam a comunicação ineficaz como a causa para fracassos no ambiente de trabalho. Se você comanda uma empresa pequena é mais fácil juntar todos em uma sala para atualização sobre a companhia ou discussão. Para empresas de maior porte, entretanto, o desafio para se comunicar entre diferentes culturas, locais e fuso horários tem custo significante de tempo e recursos.

Intranets são formas poderosas de abordar estes desafios com eficiência no uso dos recursos. Por exemplo, o Liferay DXP possui bases de conhecimento, fóruns e plataforma de blogs, e para configurá-los basta adicionar seus usuários e ativar cada uma das funcionalidades. Melhor ainda, a natureza colaborativa destes canais dá à liderança uma forma de promover transparência e comunicação aberta em sua companhia.

Você encontrará ferramentas similares de comunicação em plataformas de intranet porque estes canais já são usados há bastante tempo, tempo suficiente para amadurecerem e evoluírem de acordo com as necessidades dos usuários. Não há necessidade de reinventar a roda quando for configurar fóruns, blogs ou uma base de conhecimento em sua intranet. No entanto, escolher uma plataforma moderna e de nível empresarial garante que você terá uma experiência de usuário refinada com a qual colaboradores se sintam confortáveis, assim como um refinamento geral que você pode não alcançar se construir sua intranet do zero.

Para começar, aqui estão três desafios comuns que empresas enfrentam e como a intranet pode ser melhorada para tratar deles.

 

Desafio 1: Preciso corrigir a comunicação vertical

Sua empresa tem dificuldade de manter os times atualizados sobre anúncios institucionais importantes como novos produtos, recursos, políticas, etc. Você posta a informação no portal da empresa, mas parece que ninguém lê. Se este é um de seus principais desafios, aqui estão algumas sugestões de impacto:

Configure analytics para rastrear o engajamento do usuário. Analytics em intranets são muitas vezes subestimadas devido a fatores de custo. Entretanto, se você conseguir estabelecer métricas básicas como número de visualizações e Click Through Rates (CTRs), você pode tratar daquilo que impede seus anúncios de serem lidos.

Crie espaço para pessoas fazerem perguntas. Algumas das informações mais valiosas vêm dos comentários, especialmente quando membros de times diferentes intervêm e tratam de diferentes questões. Além de habilitar comentários, liberar mensagens diretas ou chats em sua intranet facilita que as pessoas encontrem e conversem com colegas de trabalho os quais ainda não conheceram pessoalmente.
 

 

Direcione o conteúdo por função. Com curadoria automatizada você pode assegurar que apenas anúncios relevantes estão alcançando cada colaborador, eliminando do resto da empresa assuntos sobre os quais eles não precisam saber. O Liferay DXP tem uma aplicação chamada Asset Publisher que pode fazer este direcionamento de conteúdo desde artigos de bases de conhecimento a posts de blogs. Outra opção é organizar anúncios por tópicos e permitir que colaboradores selecionem sobre quais deles querem ser notificados.

 

Desafio 2: Quero incentivar a comunicação entre departamentos

Seus times parecem não conversar entre si e isso dificulta a coordenação de atividades. Você acaba com inconsistências no marketing, visão de produto ou suporte ao cliente porque deixou a tomada de decisões em silos. Melhorar a comunicação entre departamentos geralmente envolve uma mudança de cultura organizacional, mas existem várias formas de facilitar este processo usando a intranet:

Incentive blogs por equipe. Muitas vezes falhas de comunicação entre áreas se resumem a não saber qual pessoa contactar. Quando um membro do time faz atualizações regulares, outros colaboradores sabem a quem procurar quando uma dúvida surgir.
 

Estabeleça um fórum da empresa. Quadros de mensagem e fóruns são canais tipicamente mais informais, assim os colaboradores sentem menos pressão em fazer algo rebuscado como fariam para um canal de comunicação para toda a companhia. Isso resulta nos times distribuindo a informação mais rapidamente para quem precisa dela.

Dedique recursos para melhorar a experiência do usuário (UX). Faça o compartilhamento de informações na intranet ser o mais simples possível. A adesão dos usuários é frequentemente um obstáculo para intranets, mas com uma experiência do usuário melhorada  nas tarefas mais comuns você pode aumentar a chance das pessoas aderirem.
 

Desafio 3: Quero ouvir mais feedback dos colaboradores

A gestão quer ouvir em tempo real o feedback dos colaboradores sobre como a empresa pode melhorar. Algumas opiniões chegam a serem encaminhadas, porém por apenas uma pequena parcela das pessoas ou de maneira muito geral. Abrir espaço para o feedback pode ser desafiador, mas criar os canais corretos pode ajudar muito os colaboradores a se sentirem mais empoderados de seus papéis:

Aplique uma pesquisa de feedback dos colaboradores. Há várias ferramentas que você pode usar para criar rapidamente formulários e mandá-los para os funcionários. Você pode fazer uma campanha única com uma data para terminar, ou pode criar templates para feedback que fiquem disponíveis a qualquer momento que um colaborador queira submeter algo.

Crie espaço para feedback no fluxo normal de trabalho. Um desafio dos formulários ou pesquisas é que eles focam no que a direção quer saber, ao invés do que os empregados querem compartilhar. Ao integrar o processo de feedback às diferentes atividades, você estará apto a captar em tempo real o que as pessoas pensam sobre elas. Por exemplo, o Liferay DXP tem uma caixa de sugestão para artigos da base de conhecimento e mostra para os autores as sugestões de conteúdo dos usuários. Isso também torna mais fácil demonstrar aos funcionários que o feedback está sendo ouvido e trabalhado.
 

 

Intranets funcionam melhor quando feitas sob medida para sua empresa

Nenhuma ferramenta digital resolve todas as dificuldades de comunicação. A gestão ainda precisa trabalhar a cultura e as interações pessoais para tornar a comunicação mais aberta. Existem vários canais para isso - reuniões, reviews trimestrais, pesquisas de final de ano, conversas casuais no almoço - e todos podem ser reforçados com a intranet. Se você conseguir implementar o equilíbrio correto entre as ferramentas que atendam às necessidades únicas da sua empresa, você conseguirá resolver estes problemas de comunicação mais rápido, melhorando a satisfação e produtividade dos funcionários.
 

A Comunicação Importa

Empregados passam até 20% de seu tempo por semana procurando informações internas. Recapture este tempo com uma intranet moderna e amigável aos usuários, que traga ferramentas e sistemas sob um único guarda-chuva feito sob medida para sua marca. Pense fora da caixa em ferramentas para tornar a comunicação aberta e eficiente em grandes e complexas organizações.

Veja o que a intranet Liferay pode fazer