La Intranet de la Ciudad de Viena es el eje central de información para la administración municipal y está diseñada, gestionada y es utilizada de forma independiente por los distintos departamentos.
La apuesta digital de la ciudad de Viena
+25.000
USUARIOS INTRANET CADA DÍA
+1.400
WEBS DE SEDES Y FILIALES
+100M
visitas por mes
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Puntos Clave
- Menos trámites gracias al autoservicio.
Una serie de nuevas funciones de autoservicio permitieron reducir el tiempo y el esfuerzo dedicados a la administración. - La digitalización mejora la experiencia del usuario, la colaboración y el intercambio de conocimientos.
Es más fácil crear y editar contenidos web con la nueva Intranet. Las herramientas de colaboración, blogs y wikis facilitan el trabajo conjunto de los empleados, y las aplicaciones de terceros pueden integrarse de manera uniforme. - Una mayor comunicación interna aumenta la satisfacción.
Con la adopción de la Intranet como plataforma de comunicación (incluida la función de blog y la opción de notificar a los usuarios las nuevas publicaciones), se optimizó la comunicación interna y se redujo el volumen de correos electrónicos.
Antecedentes
El responsable de la digitalización de la Ciudad de Viena es el Departamento Municipal 01 (MD 01), más conocido como Wien Digital (Viena Digital). Wien Digital es un departamento de TI orientado a los servicios que cuenta con unos 1.000 empleados y forma parte del grupo empresarial "Innovación, Planificación Urbana y Movilidad" del Ayuntamiento de Viena.
Tras su creación en julio de 2018 mediante la fusión de tres departamentos de TI independientes, Wien Digital puso su tecnología de la información y la comunicación a disposición de los aproximadamente 86.000 empleados de todos los departamentos de la administración municipal y de la Red Sanitaria de Viena. En este contexto, MD 01 es responsable de la instalación, el mantenimiento y el funcionamiento de alrededor de 113.000 dispositivos finales en el lugar de trabajo, 5.100 servidores y alrededor de 69.000 teléfonos, y mantiene 14.300 PC, 3.900 portátiles y 5.500 impresoras en las escuelas de Viena. Con una de las mayores redes informáticas de Europa, Wien Digital ha creado las bases técnicas para que sus ciudadanos puedan interactuar y comunicarse con la administración de forma rápida y moderna. La disponibilidad de datos almacenados de forma segura, especialmente para diagnósticos y terapias en las instituciones sanitarias de la Red de Asistencia Sanitaria de Viena, también forma parte de las principales responsabilidades de MD 01.
Sin embargo, MD 01 no sólo es responsable de administrar y mantener todos los servicios informáticos, sino también de velar por el cumplimiento de las normas de seguridad y desarrollar nuevos productos y ofertas de servicios, como la sustitución de trámites burocráticos por servicios online; la idea clave es la de una "administración virtual".
Tras su creación en julio de 2018 mediante la fusión de tres departamentos de TI independientes, Wien Digital puso su tecnología de la información y la comunicación a disposición de los aproximadamente 86.000 empleados de todos los departamentos de la administración municipal y de la Red Sanitaria de Viena. En este contexto, MD 01 es responsable de la instalación, el mantenimiento y el funcionamiento de alrededor de 113.000 dispositivos finales en el lugar de trabajo, 5.100 servidores y alrededor de 69.000 teléfonos, y mantiene 14.300 PC, 3.900 portátiles y 5.500 impresoras en las escuelas de Viena. Con una de las mayores redes informáticas de Europa, Wien Digital ha creado las bases técnicas para que sus ciudadanos puedan interactuar y comunicarse con la administración de forma rápida y moderna. La disponibilidad de datos almacenados de forma segura, especialmente para diagnósticos y terapias en las instituciones sanitarias de la Red de Asistencia Sanitaria de Viena, también forma parte de las principales responsabilidades de MD 01.
Sin embargo, MD 01 no sólo es responsable de administrar y mantener todos los servicios informáticos, sino también de velar por el cumplimiento de las normas de seguridad y desarrollar nuevos productos y ofertas de servicios, como la sustitución de trámites burocráticos por servicios online; la idea clave es la de una "administración virtual".
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Desafíos
Para garantizar que el flujo de información y la comunicación de los empleados en todos los departamentos de la ciudad y en la Red Sanitaria de Viena tuvieran los procesos más fluidos posibles, hubo que superar los siguientes retos:
- Implantación de una nueva página de intranet con funciones de autoservicio.
Las aplicaciones de terceros no podían integrarse ni visualizarse con el portal que se utilizaba en ese momento, por lo que era imposible crear una experiencia de usuario uniforme. - Sustitución del antiguo gestor de contenidos.
Con el CMS que venían utilizando, resultaba difícil crear, gestionar y publicar contenidos web. - Implantación de una plataforma de comunicación push en toda la empresa.
Con tantos mensajes, la comunicación interna mediante correo electrónico era difícil de gestionar. Gracias a la comunicación basada en notificaciones push, se pudo reducir el volumen de correos electrónicos internos.
Las funciones out-of-the-box de Liferay nos permiten ofrecer tendencias y métodos de comunicación de vanguardia, de forma rápida y sencilla.
Implementación
Como parte del proyecto piloto, la intranet existente, llamada vieW4 (vienna World Wide Web Workgroups), se sustituyó por Liferay. En una fase de prueba, algunos departamentos seleccionados pudieron probarla en profundidad. Los primeros resultados acabaron siendo visibles tras la puesta en marcha de toda la intranet en 2016, unos dos años después del inicio del proyecto.
Debido a su ámbito de aplicación y a la cantidad de acuerdos de cooperación, Liferay Community Edition (Liferay 6.2) se migró a Liferay DXP (inicialmente la versión 7.1, ahora 7.2) en un proyecto de seguimiento. Para la implementación, la Ciudad de Viena confió en varios partners certificados de Liferay tras la licitación de un contrato marco.
Debido a su ámbito de aplicación y a la cantidad de acuerdos de cooperación, Liferay Community Edition (Liferay 6.2) se migró a Liferay DXP (inicialmente la versión 7.1, ahora 7.2) en un proyecto de seguimiento. Para la implementación, la Ciudad de Viena confió en varios partners certificados de Liferay tras la licitación de un contrato marco.
Resultados
Para la Ciudad de Viena, la mejora continua de Liferay DXP es esencial, ya que ofrece a una organización de su tamaño la oportunidad de implementar funciones nuevas y actualizadas.
Desde la implantación de Liferay DXP, la Ciudad de Viena disfruta de las siguientes ventajas:
Desde la implantación de Liferay DXP, la Ciudad de Viena disfruta de las siguientes ventajas:
- Gestión sencilla de contenidos web y una experiencia de usuario mejorada.
Además de funciones mejoradas para crear y editar contenidos, la Ciudad de Viena también utiliza funciones de colaboración y medios sociales como blogs, wikis y transmisión de documentos de trabajo no esenciales. Las aplicaciones de terceros también pueden integrarse de manera uniforme, lo que mejora la experiencia del usuario. - Reducción del volumen de correos electrónicos internos.
Se pudo sustituir un gran número de correos electrónicos que se repetían con regularidad, haciendo un uso exhaustivo de la función de blog y sus notificaciones. Como resultado, el gran número de correos electrónicos se redujo con la opción de suscribirse a blogs internos. Al igual que en las conocidas redes sociales, los usuarios pueden recibir notificaciones de noticias online en su navegador. Como resultado, la comunicación interna se ha vuelto más sencilla y manejable. - Menos tiempo y recursos dedicados a la administración.
La introducción de funciones de autoservicio para los usuarios permitió reducir el tiempo y el esfuerzo administrativos. El portal de autoservicio basado en Liferay permitió configurar opciones telefónicas, como la activación del desvío de llamadas a través de una aplicación web. Como resultado, los usuarios dependen menos de una oficina administrativa central.
De cara al futuro, Wien Digital se ha fijado el objetivo de seguir mejorando su oferta de soluciones y crear experiencias digitales que simplifiquen a todos los usuarios la utilización de las aplicaciones y servicios de la Ciudad de Viena según su conveniencia.
Dado que Wien Digital mantiene varios cientos de aplicaciones sólo en la red interna que son de vital importancia para el trabajo de los distintos departamentos de la administración municipal y, en consecuencia, también para sus ciudadanos, Liferay DXP servirá en adelante como plataforma de lanzamiento central para estas aplicaciones y las integrará en un diseño uniforme.
Dado que Wien Digital mantiene varios cientos de aplicaciones sólo en la red interna que son de vital importancia para el trabajo de los distintos departamentos de la administración municipal y, en consecuencia, también para sus ciudadanos, Liferay DXP servirá en adelante como plataforma de lanzamiento central para estas aplicaciones y las integrará en un diseño uniforme.
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