Difícilmente hay una compañía que no luche para lograr una comunicación efectiva en el entorno de trabajo. De hecho, 86% de los ejecutivos citan la comunicación ineficaz como la razón para los fallos en las organizaciones. Si diriges una pequeña empresa, es más fácil reunir a todos en una sala para hacer algún anuncio importante o discusión. En el caso de empresas mayores, los desafíos de comunicarse entre culturas, geografías y zonas horarias supone gastos significativos de tiempo y recursos.

Las intranets son herramientas potentes con las que las empresas pueden superar este reto de manera rentable. Por ejemplo, Liferay DXP ya viene por defecto con bases de conocimiento, foros y una plataforma para blogs, lo que significa que configurarlos simplemente es una cuestión de añadir usuarios y habilitar la funcionalidad deseada. Aún mejor, la naturaleza de estos canales colaborativos ofrecen a los líderes una forma de estimular la transparencia y comunicación abierta en sus organizaciones.

Encontrarás características similares de comunicación en plataformas de intranet ya que estos canales han existido durante años y han tenido tiempo suficiente para madurar y evolucionar según las necesidades reales de los usuarios. No es necesario reinventar la rueda al configurar foros, blogs o base de conocimiento en tu intranet. Sin embargo, al elegir una plataforma moderna y de nivel empresarial garantizas una experiencia de usuario rodada, con la que los empleados se sienten cómodos, además de conseguir un estado evolucionado que quizás no sería posible si construyeras todo desde cero.

Para empezar, a continuación describimos los tres desafíos más comunes a los que se enfrentan las empresas y cómo pueden mejorar sus intranets para hacerles frente.

Desafío #1: Necesito mejorar la comunicación de arriba hacia abajo

Tu empresa tiene dificultades para mantener informados a los equipos correctos sobre anuncios corporativos, como puede ser el lanzamiento de nuevos productos, recursos, políticas, etc. Aunque publiques la información en el portal de la empresa, nadie parece leerla. Si este es uno de tus principales desafíos, te ofrecemos algunas ideas que puedes implementar para obtener un rápido resultado:

Configurar análisis para rastrear la participación del usuario. La analítica de intranets en muchas ocasiones se pasa por alto debido a los costes. No obstante, si instalas algunas métricas básicas como por ejemplo visitas a páginas o clicks, puedes encontrar los puntos de bloqueo que impiden que tus anuncios lleguen a la gente.

Proporcionar una herramienta para que la gente haga preguntas. Algunas de las mejores formas de intercambiar información es a través de comentarios, especialmente cuando miembros de distintos equipos intervienen y plantean preguntas y respuestas diferentes. Además de habilitar los comentarios, el envío de mensajes directos o la apertura chats en tu intranet facilita que tus empleados encuentren o se comuniquen con compañeros que no han conocido en persona.

Ofrecer contenido en base al rol. Al automatizar la gestión puedes asegurar que solamente los anuncios relevantes estén llegando a cada empleado, eliminando el resto de las conversaciones de las que no tienen que preocuparse. Liferay DXP tiene una aplicación llamada Asset Publisher (Publicador de Activos) que puede segmentar todos los contenidos en Liferay, desde artículos de la base de conocimiento hasta las publicaciones del blog. Otra opción sería organizar los anuncios en por temas y permitir que los empleados seleccionen aquellos que quieren recibir.

Desafío #2: Deseo fomentar la comunicación entre departamentos.

Parece que tus equipos no hablan entre sí, dificultando la coordinación de iniciativas. Acabas con inconsistencias en el marketing, la visión de producto, el soporte a clientes debido a los silos en el proceso de decisión. Mejorar la comunicación entre distintos departamentos suele implicar un cambio en la cultura organizacional, pero hay muchas formas de facilitar este proceso a través de tu intranet.

Incentivar blogs entre equipos. A veces, las brechas de comunicación entre departamentos ocurren por la falta de conocimiento de quien es la persona adecuada con la que contactar. Cuando un miembro del equipo es el responsable de publicar los anuncios regularmente, los demás empleados sabrán a quién dirigirse cuando surja una pregunta.

Configurar un foro de la empresa. Los tableros de mensaje y foros suelen ser un canal más informal, por lo que los empleados se sienten menos presionados para publicar de forma muy formal las noticias que desean que sean conocidas a nivel corporativo. Esto agiliza los procesos y hace que la información llegue antes a los equipos interesados.

Dedicar recursos para mejorar la experiencia de usuario. Haz que compartir información en tu intranet sea lo más sencillo posible. La adopción suele ser el principal obstáculo de las intranets, pero al mejorar la experiencia de usuario en las tareas más comunes, puedes aumentar la probabilidad de que tus empleados la utilicen.

Desafío #3: Quiero recibir más feedback de mis empleados.

Los gestores desean escuchar de los empleados más feedback en tiempo real sobre cómo la empresa puede mejorar. Algunos comentarios llegan, pero o bien son de una pequeña selección de personas o no son suficientemente específicos. Crear un espacio de feedback puede ser complicado, sin embargo la creación de los canales adecuados puede hacer mucho para capacitar a los empleados en sus roles.

Preparar una encuesta de feedback. Hay muchas herramientas que puedes utilizar para crear formularios rápidamente y enviarlos a tus empleados. Puedes lanzarlos como una sola campaña con fecha límite, o puedes crear plantillas de feedback que estén disponibles siempre que un empleado desee enviar sus comentarios. <(p>

Crea un espacio para feedback dentro del flujo de trabajo habitual. Uno de los desafíos de las encuestas es que tienden a centrarse en lo que la administración desea saber, en lugar de enfocarse en lo que los empleados desean compartir. Al integrar el proceso de feedback en diferentes tareas, serás capaz de recibir el feedback en tiempo real a medida que surgen comentarios de tus empleados. Por ejemplo, Liferay DXP tiene una caja de sugerencias para los artículos de base de conocimiento y da a conocer esas sugerencias a los autores del contenido. Esto también hace que sea más fácil comunicar a tus empleados que sus comentarios están siendo escuchados y aplicados.

Las intranets funcionan mejor cuando están desarrolladas a medida para tu empresa

No hay ninguna herramienta digital que arregle todos los problemas de comunicación de las empresas. Cada administración necesita trabajar internamente según la cultura de la empresa y las interacciones entre los empleados. Existen muchos canales conocidos para ello (reuniones, revisiones trimestrales, encuestas de final de año, conversaciones informales) que se pueden fortalecer con una intranet. Si encuentras el equilibrio ideal de herramientas para las necesidades específicas de tu empresa, podrás resolver los problemas de comunicación de manera más rápida, mejorando la satisfacción de tus empleados y su productividad.