Organisation

Défis

Un quart des produits de Saint-Gobain n’existaient pas il y a cinq ans. En effet, la capacité d’innovation du Groupe l’a conduit à déposer près de 400 brevets en 2013. Pour soutenir cette innovation – véritable levier de croissance et de compétitivité – le Groupe devait s’appuyer sur un Système d’Information performant, incluant notamment un intranet.

Ce portail d’information, consulté quotidiennement par plus de 12 000 utilisateurs, commençait à vieillir et manquait de flexibilité. Les utilisateurs s’y connectaient soit anonymement, soit via leurs identifiants, mais les temps de réponse étaient lents, en particulier en Asie. De plus, la maintenance de la solution avait expiré en 2013, poussant l’équipe Digital Solutions à envisager de nouveaux outils.

« Nous voulions que les utilisateurs puissent gérer eux-mêmes le contenu et créer des pages Web », explique Sarah Mocchi, Cheffe de projet Outils de communication. Saint-Gobain devait également respecter des délais et contraintes budgétaires précis, tout en cherchant à réduire le nombre de ses serveurs.

Valeur ajoutée pour l'entreprise

La principale valeur ajoutée pour Saint-Gobain résidait dans la possibilité pour les utilisateurs de contribuer en toute autonomie et dans la délégation de la gestion des différents sites aux diverses entités métiers. En moins d’une heure, l’équipe Digital Solutions a pu créer un site avec la charte « Saint-Gobain » et former les utilisateurs. L’équipe n’impose pas un modèle unique, mais veille à assurer une cohérence dans la navigation. Les utilisateurs disposent ainsi d’une grande liberté pour gérer leurs sites, créer et administrer leurs propres pages et contenus, et visualiser instantanément leurs mises à jour grâce à la fonction de « staging » ou « remote staging ». Cette fonctionnalité, activée sur l’ensemble des sites, s’avère particulièrement utile pour les métiers. « Cela signifie que nous ne sommes pas contraints à un modèle unique ; nous pouvons être plus flexibles », explique Édouard Joppé. « Le portail intranet du Groupe est devenu une véritable usine à sites web », ajoute-t-il.

Aujourd’hui, 255 sites existent, accessibles au public ou restreints par des droits d’accès. La gouvernance de l’information est désormais un enjeu majeur, et l’équipe sera bientôt en mesure de calculer plus finement les statistiques de fréquentation des différentes pages.

Le retour sur investissement financier est également remarquable. Même si les deux portails ont coexisté un certain temps, les coûts de maintenance ont été considérablement réduits et le nombre de serveurs divisé par deux. « Le coût de migration vers Liferay a été amorti en un an grâce aux économies réalisées sur les abonnements et à la réduction du nombre de serveurs », précise Édouard Joppé. « Et nous n’avons rencontré aucun problème technique ou métier durant la migration. Les utilisateurs ont été très enthousiastes, car Liferay est beaucoup plus simple et flexible que notre ancienne solution, ce qui a facilité son adoption. Au départ, notre partenaire SQLI nous a accompagnés sur le cadrage, l’architecture et certains développements spécifiques. Désormais, tout est géré par nos équipes en France et en Inde. De plus, l’équipe est plus réduite qu’auparavant puisque Liferay intègre nativement plusieurs fonctionnalités, comme le multilinguisme, qui est pour nous un élément crucial. »

Liferay a pleinement répondu aux attentes de l’équipe Digital Solutions de Saint-Gobain. Le trafic sur le portail a doublé : 24 000 personnes l’utilisent désormais chaque jour, sans dégradation du service et avec des temps de réponse plus rapides en Asie lors des connexions. « Liferay a complètement transformé notre manière de travailler. La gestion décentralisée des terminaux a permis à l’équipe support de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée », conclut M. Joppé.

À l’avenir, Saint-Gobain prévoit de poursuivre la consolidation de ses différents intranets métiers. Par ailleurs, l’équipe IT s’intéresse désormais à la mobilité et travaille à rendre le portail plus facilement accessible en interne depuis les tablettes et les smartphones.

Décision

Au terme de l’étude, Liferay est retenu, les autres solutions ne répondant pas de manière satisfaisante à l’ensemble des besoins recensés du groupe. Le choix de migrer le portail existant sous Liferay s’est fait pour plusieurs raisons. www.liferay.comLIFERAY CASE STUDY Tout d’abord l’adhésion des utilisateurs. Ces derniers ont trouvé le portail plus ouvert, plus simple à utiliser. Au-delà de la technologie, la solution sert les métiers. « Liferay correspondait à l’état d’esprit dans lequel se trouvaient les utilisateurs » indique Edouard Joppé, Responsable Services Portail & Collaboration. « Ils ont tout de suite vu la richesse de la solution qu’ils ont prise en main rapidement ». La solution est également jugée plus robuste, plus évolutive, et sa capacité d’intégration à des applications tierces est appréciée. Beaucoup utilisent des applications (portlets) pour afficher leurs documents présents dans l’outil de gestion documentaire interne,  les communautés de la plateforme collaborative ou suivre le cours de bourse…

Par ailleurs, les autres solutions sont jugées trop « francophones ». La moitié de l’équipe technique qui travaille sur la solution portail est en Inde : les ressources en ligne et les  forums utilisateurs facilitent la montée en compétence de l’équipe indienne. La flexibilité  et la maturité des technologies Open Source et Java sont également des critères de  choix importants. Enfin, le coût de la solution et les délais de mise en place sont étudiés. Liferay répond définitivement à tous ces critères.