Vier Fragen, um den Zustand Ihres Intranets zu überprüfen

Wann haben Sie zuletzt wirklich untersucht (und evtl. sogar gemessen), ob Ihr Unternehmensintranet den Mitarbeitenden einen Mehrwert bietet? Intranets werden häufig unternehmensweit eingeführt und nur bei Bedarf angepasst – wenn etwa der Anbieter zwingend eine Aktualisierung auf eine neue Version verlangt. Um die Vorteile eines Intranets vollständig ausschöpfen zu können, sollten Unternehmen in eine regelmäßige Analyse der User Experience investieren und Feedback von Mitarbeitenden berücksichtigen.

Intranet-Teams überwachen oft Metriken wie die Anzahl der täglich angemeldeten Nutzer oder die Anzahl der erstellten Beiträge. Diese Daten können zwar recht hilfreich sein, aber die reine Untersuchung von Zahlen hinsichtlich des Volumens reicht nicht aus, um Ihnen ein vollständiges Bild davon zu vermitteln, ob Ihre Nutzer das Intranet aktiv nutzen.

Wenn Sie Ihr Intranet aktualisieren möchten, können Ihnen die folgenden vier Fragen bei einer schnellen Entscheidung helfen: Ist Ihr aktuelles Intranet eine effektive Hilfe für Ihre Mitarbeitenden oder muss die User Experience überarbeitet werden?

Bevor Sie loslegen…

Zuerst einmal sollten Sie sich notieren, welche Antworten Sie selbst auf die vier Fragen erwarten. Intranets sollten benutzerfreundlich sein, aber tatsächlich unterliegen viele ältere Systeme gewissen Softwarebeschränkungen oder orientieren sich streng an gewissen Unternehmensanforderungen. Für eine Modernisierung Ihres Systems müssen Sie sich daher erst einmal in Ihre Nutzer hineinversetzen. Wenn Sie die Fragen dann durcharbeiten und erkennen, dass die Antworten weit von Ihren Erwartungen entfernt sind, dann sollten Sie sich zuerst einmal ausführlich mit den Mitarbeitenden unterhalten und verstehen, welche Bedürfnisse sie diesbezüglich haben

Vier kurze Fragen zur Beurteilung Ihres Intranets

1. Melden sich Ihre Nutzer jeden Tag an? Ein täglicher Besuch im Intranet bestätigt ein grundlegendes Interesse – egal ob Ihre Mitarbeitenden dabei die Nachrichten über das Unternehmen lesen oder sich mit einem gemeinsamen Projekt beschäftigen. Wie erwähnt sollten Sie versuchen, den Prozentsatz der täglich angemeldeten Nutzer zu prognostizieren, ehe Sie einen Bericht über die Zahlen abrufen. So werden Sie besser verstehen, wie gut Sie Ihre Nutzer kennen.
   Jetzt folgt ein Teil einer umfassenderen Frage: Hilft Ihr Intranet den Nutzern dabei, ihre Arbeit zu erledigen? Finden sie im Intranet die richtigen Informationen, um erfolgreich zu sein? Wenn Ihr Intranet Ihren Mitarbeitenden dabei hilft, ihre Arbeit gut zu erledigen, dann können Sie davon ausgehen, dass sich jeden Tag viele Nutzer anmelden. Wenn das Intranet Ihre Mitarbeitenden jedoch von guten Leistungen abhält, dann ist eine abnehmende Zahl zu erwarten.
2. Veröffentlichen, kommentieren oder interagieren Ihre Nutzer regelmäßig auf eine andere Weise? Jedes Intranet erfordert eine eigene Dynamik, die durch nutzergenerierte Inhalte verstärkt wird. Die besten Intranets florieren auch ohne Inhalte, die vom Management verfasst werden – egal ob es ein Mitarbeitender aus der Personalabteilung oder ein dezidierter Intranet-Manager ist. Sie sollten bei dieser Frage nicht erwarten, dass jeder Nutzer täglich einen neuen Beitrag schreibt. Das Ziel ist hierbei Beständigkeit und nicht die Menge. Wenn Sie erkennen, dass bei Firmenevents viele Inhalte veröffentlicht werden, aber in der Zeit dazwischen eine Flaute im Hinblick auf neue Veröffentlichungen herrscht, dann sollten Sie sich fragen, warum die Nutzer keine regelmäßigen Beiträge veröffentlichen.
3. Beteiligen sich Mitarbeitende aus allen Abteilungen? Wenn Sie die aktiven Nutzer nach den verschiedenen Abteilungen aufschlüsseln, sollten sie sich gleichmäßig über die gesamte Organisation verteilen. Früher waren die Intranets manchmal auf bestimmte Teams beschränkt, doch innovative Intranets sind zusehends für alle Mitarbeitenden eines Unternehmens zugänglich. Wenn Sie sicherstellen, dass jede Abteilung das Intranet nutzt, fördert dies die unternehmensweite Kommunikation und damit eine Kollaborationskultur. Zudem erleichtert es den Mitarbeitenden, sich mit anderen Abteilungen in Verbindung zu setzen, sogar wenn sie niemanden im Team persönlich kennen.
4. Wie viele Prozesse werden mit externen Tools abgeschlossen? Bei der Zusammenarbeit, der Dokumentation oder anderen gemeinsamen Geschäftsprozessen nutzt Ihr Team vermutlich externe Tools, um gewisse Aufgaben zu erledigen. Dies stellt nur dann ein Problem dar, wenn die gleiche Funktionalität auch in Ihrem Intranet verfügbar ist. Wenn Ihre Mitarbeitenden lieber ein externes Tool nutzen und die von Ihnen bereitgestellten Werkzeuge meiden, muss die User Experience zwangsläufig Unzulänglichkeiten aufweisen. Das könnte ein guter Ausgangspunkt sein, um Ihre Verbesserungspläne umzusetzen.

Verbesserung beginnt damit, zu wissen, wo man steht

Man kann jedes Intranet verbessern, zumal sich die Nutzerbedürfnisse und -erwartungen ständig weiterentwickeln. Am Anfang der Bewertung muss man sich unbedingt ein klares Bild über die derzeitige Ausgangslage verschaffen, damit man keinerlei Ressourcen für Funktionen verschwendet, die sich nicht auf die User Experience auswirken.

Wenn man weiß, an welchen Stellen das Intranet hinter den Erwartungen zurückbleibt, ist das eine gute Ausgangsbasis zur Verbesserung der Intranet-Lösung. Zum Beispiel erkannte Genworth, eine führende US-Versicherungsholdinggesellschaft, dass ihr Intranet dringend modernisiert werden musste. Die bisherige Version war nicht benutzerfreundlich und erschwerte den Mitarbeitenden die Veröffentlichung von Updates. Mit diesem Wissen setzten die Verantwortlichen den Schwerpunkt auf die Integration von Self-Service-Funktionen, implementierten ein zeitgemäßes Erscheinungsbild und führten Hunderte von Websites zu einer Plattform zusammen, die es der Organisation erlaubt, effizient zu arbeiten.

Fazit

Wenn Sie unsere vier oben gestellten Fragen beantworten, erhalten Sie ein besseres Gespür dafür, in welchem Zustand sich Ihre Intranet-Lösung befindet. Melden sich Ihre Nutzer täglich an, um das Tool zu nutzen? Erhalten Ihre Mitarbeitenden einen Mehrwert und können sie damit ihre Arbeit gut ausführen und in der ganzen Organisation kommunizieren? Welche Verbesserungen sind erforderlich, damit Ihren Mitarbeitenden ein wertvolles und nützliches Tool zur Verfügung steht?

Dieser Artikel wurde zuerst 2017 veröffentlicht, aber im Jahr 2019 hinsichtlich der Genauigkeit und Vollständigkeit aktualisiert