¿Qué hace que una Intranet tenga éxito?
Una de las promesas más interesantes de una intranet corporativa es que pueda aumentar la productividad de sus empleados. Pero, lamentablemente, las intranets no hacen este trabajo por sí solas. Para conseguirlo, es necesario identificar los obstáculos que su equipo tiene en la actualidad para ser productivo, y, después, implementar las herramientas para hacer frente a los mismos. Es posible que las intranets no siempre logren este objetivo desde el principio, sin embargo muchas organizaciones han encontrado maneras efectivas de potenciar la productividad con esta herramienta.
Uno de los objetivos más fáciles para la mayoría de las empresas es reducir el tiempo que sus empleados pasan esperando a que otras personas hagan su parte de una tarea para poder continuar con su trabajo. Esto puede ser: desde esperar a que alguien les envíe un documento, hasta esperar a que el departamento de IT les enseñe a usar una nueva herramienta. A continuación se muestran cinco ejemplos de cómo las intranets pueden recortar estas brechas y hacer que el trabajo sea más eficiente.
1. Recursos de Autoservicio para Empleados
Muchas veces los recursos de autoservicio están asociados sólo a la experiencia del cliente. Sin embargo, este es un recurso muy útil en la mejora de la experiencia del empleado. Piensa, por ejemplo, cuántas veces un empleado de tu compañía necesitó solicitar informaciones simples al departamento de RRHH, o cuánto tiempo el equipo de TI se demora contestando pedidos hechos por distintos canales de comunicación. Estos y muchos otros procesos pueden ser optimizados a través de recursos de autoservicio dentro de tu herramienta de intranet, lo que resultará en ahorro de tiempo y aumento de la productividad.
Toll Global Express, empresa de transporte y logística de Australia, percibió eso y creó un solución de intranet innovadora. Después del lanzamiento de la nueva intranet, sus más de 8.000 empleados accedieron a varios recursos con el autoservicio, como crear un ticket de TI, encontrar cheques de pago y leer sobre diferentes políticas y procedimientos. Por eso, la productividad de la empresa creció. Además, los empleados que necesitan de acceso offline pueden ingresar en el portal registrándose con su número de teléfono y recibiendo las actualizaciones por mensajes de texto.
2. Acceso móvil
Las intranets fueron concebidas como redes internas, accesibles únicamente desde el puesto de trabajo. Por un lado, es cierto que esto garantiza en gran medida la seguridad, pero, en la actualidad, con la penetración de los dispositivos móviles así como la cada vez mayor implantación del teletrabajo, esta restricción de acceso ha dejado de tener sentido. Para asegurarse de que los empleados reciben los mensajes cuando se envían, las compañías deben habilitar el acceso a los mismos desde cualquier dispositivo.
Klabin, el productor y exportador de papel en embalaje más grande de Brasil, cuenta con más de 23 mil empleados directos en 23 unidades de Brasil y 1 de Argentina. En este contexto, la empresa tenía un gran reto para mantener la comunicación corporativa con todas las personas dispersas en distintos sitios. Por eso, Klabin desarrolló una solución de digital workplace que puede ser accedida a través de cualquier dispositivo móvil. Asimismo, la compañía logró aumentar el engagement de sus empleados, donde quiera que estén, haciendo que los equipos de la oficina central puedan comunicarse con todos los trabajadores de todas las unidades. Además, cada empleado recibe contenido personalizado de acuerdo con su rol, lo que ha impulsado la interacción con la nueva herramienta.
3. Contenido que promociona la cultura
Una de las debilidades más comunes de las herramientas de gestión del conocimiento es que sólo conciben productos finales. Por ejemplo, es posible que una compañía tenga una gran biblioteca documental de presentaciones del departamento de Ventas aprobadas, pero ¿permite ver las ediciones realizadas en las mismas o el trabajo y discusiones que ha habido sobre la temática? De forma habitual, esto es concebido como algo parecido a Google Docs, pero una vez que se finaliza, el contenido se guarda sin esos comentarios. Además, muchas veces el contenido disponible para los empleados es estático y, por eso, los trabajadores no pueden interactuar con él.
Materion, un proveedor global de materiales avanzados, percibió el valor en esta interacción con el contenido corporativo y decidió actualizar su intranet. Entonces, al lanzar la nueva herramienta, los empleados de la compañía empezaron rápidamente a utilizarla para contar historias de éxito de distintos equipos en todo el mundo, hacer entrevistas con trabajadores, promocionar proyectos como servicios comunitarios y mucho más. Podcasts, videos e infografías, todo eso son los nuevos medios de contenido para la intranet. Con ello, la empresa logró utilizar la herramienta corporativa para fomentar la cultura organizacional.
4. Colaboración Global
Muchos tipos de proyectos requieren de una gran colaboración, y si usted trabaja con un equipo global, tratar de coordinar las reuniones a través de las distintas zonas horarias ralentiza considerablemente su ritmo de trabajo. En lugar de tratar de coordinar las conversaciones en tiempo real, tener una herramienta de colaboración sólida dentro de su intranet que permita a las personas contribuir dentro de sus propios horarios, le dará una ventaja competitiva que posibilitará llevar a cabo su proyecto de forma más ágil y cómoda.
Esto es exactamente lo que la compañía internacional Schott decidió hacer. Debido a que desarrollan productos de forma global, la compañía apuesta por mantener una comunicación efectiva entre sus 10.000 empleados, de 35 regiones diferentes. Incorporando este trabajo a su intranet, eliminan así el riesgo de que se pierda información importante para el proyecto en el hilo de los emails, o que tareas críticas puedan olvidarse.
5. Comunicación Optimizada
Muchas compañías tienen la necesidad de optimizar sus flujos de comunicación, enfrentando el reto de disminuir la cantidad de las notificaciones y los correos en la caja de entrada. Además, la comunicación entre los departamentos a menudo no es fluida.
El proyecto de digitalización de la ciudad de Viena es un ejemplo de optimización de procesos de comunicación. Los departamentos municipales lograron reducir el volumen de correos redundantes, utilizando recursos de notificación y blogs dentro de la herramienta de intranet. Los empleados pueden registrarse para recibir actualizaciones solo de los blogs relacionados al contenido que les interesa, haciendo que la comunicación interna sea más gerenciable. Además, los recursos de autoservicios aplicados al portal hicieron que los empleados dependieran menos de la administración central.
El ROI indirecto de las Intranets
Las intranets no son herramientas para únicamente incrementar las cifras de productividad de tu organización, aunque sí es uno de los beneficios más tangibles. La ventaja más importante que ofrecen Intranets es su capacidad para influir en los aspectos intangibles de las empresas: como una cultura corporativa unificada o una mayor tasa de retención de empleados. Es difícil medir el impacto directo de las intranets en estas áreas, pero las investigaciones sugieren que es significativo.
Es por eso que es valioso para las empresas tener una estrategia para medir la efectividad de sus intranets. Las KPIs deberían estar alineadas con objetivos reales de negocio: como incrementar la satisfacción de los empleados dentro de la medición de una escala o aumentar la retención de empleados en un porcentaje concreto. Es posible que la implementación de herramientas o iniciativas en su intranet no parezcan tener un retorno inmediato, pero todo lleva su tiempo. Una mejora gradual y constante producirá estos valiosos beneficios a largo plazo.