März 2020: das zweitägige Programm für unser jährliches Liferay Digital Solutions Forum (LDSF) war festgezurrt; der Veranstaltungsort mit mehreren Sälen gebucht, Technik bestellt, über 400 Teilnehmer wurden erwartet und Hotelzimmer fest reserviert. Doch wie viele andere Veranstalter wurden wir im März von der neuen Situation überrascht. Wir hatten tolle Sprecherinnen und Sprecher gebucht, mit dabei Gesa Lischka, Gunter Dueck und viele andere. 

Aber mit Ausweitung der Corona-Pandemie stellten wir uns die Frage: sollen wir verlegen, vollständig absagen oder gibt es doch noch eine Chance, das tolle Programm unseren Partnern und Kunden zu präsentieren? Schließlich sollten auf drei Bühnen 20 Keynote- Speaker*innen Vorträge und Workshops zu den neuesten digitalen Trends, Plattform-Entwicklungen und Optimierungsstrategien durch Kundenbeziehungen halten. Die Vorbereitungen für das LDSF 2020 waren bereits seit Oktober 2019 in vollem Gange. 
 
Auch wenn damals wie heute unser Alltag und unser Berufsleben durch Corona geprägt wurde bzw. wird: Das Bedürfnis, sich zu begegnen, sich auszutauschen und sich zu neuen Entwicklungen zu informieren ist eminent wichtig für uns alle – und natürlich ist auch für uns bei Liferay die Interaktion mit Partnern und Kunden von herausragender Bedeutung. Kurzum: Events wie das LDSF sind ein wichtiger Faktor für die weitere Geschäftsentwicklung eines jeden Unternehmens. 

Also galt es in kürzester Zeit – der Veranstaltungstermin am 22. April 2020 sollte beibehalten werden – eine ausgezeichnete, inklusive Veranstaltung zu gestalten, die physische Distanz ermöglicht, Reisezeit spart, CO2- neutral ist und zugleich eine nachhaltige Konferenzerfahrung bietet.
 
Klingt unmöglich? Nun ja, wir müssen zugeben: Auch wir hatten zunächst ein paar Zweifel. Doch schon bald war klar: In einer solchen Herausforderung liegt auch eine große Chance – und die wollten wir beim Schopfe packen. Hier ist die Geschichte unserer „Digital Event Experience“-Reise.

Trotz großer Herausforderung: Das LDSF-Organisationsteam hat gut Lachen...

Ein digitales Programm für ein neues Publikum

Um unser Ziel zu erreichen, waren zentrale Fragen zu klären: Wie können wir ein physisches Zwei-Tages-Programm in ein eintägiges Digitalformat transformieren? Welche Möglichkeiten, neue Formen und Interaktionen ergeben sich durch eine solche Digital Event Experience? Und was ist zu beachten, damit die Teilnehmenden schnell und intuitiv Zugang zur Technologie finden und digital nicht „ermüden“?
 
Basierend auf diesen Fragestellungen galt es zunächst, die passende Konferenzplattform zu finden. Nachdem wir recherchiert und verschiedene Anbieter verglichen hatten, fiel die Entscheidung schließlich zugunsten von iChair.org. Weitere Unterstützung bei Organisation und technischer Umsetzung erhielten wir von der Agentur Lumen Partners.
 
Danach machten wir uns daran, das Tagesprogramm zu modifizieren, die Rednerzeiten zu modularisieren und zu verkürzen und eine Vielzahl von Q&A-Räumen aufzusetzen, in denen ein ganz persönlicher Austausch mit den Redner*innen und begleiteter Moderation möglich sein sollte.

Die Anfänge: erste Experimente mit der Konferenzplattform von iChair.org.

Technologie zielgerichtet einsetzen

Um die Formate kurzweilig zu halten und zwei volle Tage auf einen Tag zu verkürzen, wurden in Summe drei Bühnen benötigt, die teilweise auch gleichzeitig – neben den „Q&A-Räumen“ – bespielt wurden. Dabei war uns wichtig, dass das gesamte technische Konzept End-to-End „redundant“, also mit „doppeltem Boden“ im Hinblick auf die Hard- und Software ausgestaltet war.

Was haben wir darüber hinaus beachtet?

• Mehrere Moderatoren in unserem zum Studio umfunktionierten Büro mit genügend Platz für Physical Distancing, die die Teilnehmer durch die Veranstaltung führten.
• Die Aufzeichnung wurde auf YouTube per Livestream übertragen und direkt in die Konferenzplattform integriert.
• Einige Referenten wurden gebeten, ihre Sitzungen vorab aufzuzeichnen, und wurden dann live dazu geschaltet. Co-Moderator*innen begleiteten die Referent*innen vor und nach den Live-Schalten.
• Q&A-Sitzungen und soziales Netzwerken wurden durch virtuelle Lounges gewährleistet, die von den Teilnehmenden leicht betreten werden konnten.

Das Moderatoren-Duo des LDSF 2020: Edmund Dück (rechts) und Christoph Ebert.

Wow! Wie im Fernsehen!

Die Agentur Lumen Partners übernahm das technische Setup individuell für das Format und das Budget. Während wir am ursprünglich angedachten Veranstaltungsort A/V-Unterstützung durch den angeschlossenen Haus- und Hoflieferanten der Event-Location erhalten hätten, nutzten wir für das digitale Event eigene und teilweise dazu gemietete Technik für Audio, Video, Beleuchtung, Kamera und Streaming. Ein Team von sieben Technikern an zwei Orten (einer davon das zum TV-Studio umgebaute Büro der Liferay Buchhaltung) sorgte durchgängig dafür, über mehrere Plattformen wie Vimeo, YouTube und Livestream.com die Streams in die digitale Event-Plattform einzubetten.

Ein Blick hinter die Kulissen: Das in den Büroräumen der Liferay GmbH eingerichtete LDSF-Studio.

Sendeleitung und Bildregie: Dank professioneller Ausrüstung glich das LDSF 2020 einer TV-Sendung.

Die Kunst der Online-Präsentation

Sehr früh fiel die wichtige Entscheidung, alle Redner*innen möglichst eng „an die Hand“ zu nehmen, um für eine ebenso angenehme wie professionelle Atmosphäre zu sorgen. Dazu gehörte auch ein Coaching für die Moderatoren und Co-Moderator*innen. Denn es war klar: Ein digitales Engagement folgt anderen Prinzipien als eine physische Interaktion auf analoger Bühne oder in Seminaren mit physisch anwesenden Teilnehmenden.

Vorträge wie dieser von Gesa Lischka zum Thema Neuromarketing ...

... oder von Kathrin Hildbrandt zu User Experience und Design Thinking wurden vorab aufgezeichnet.

Interaktion mit den Teilnehmenden

Die größte Herausforderung bei jeder virtuellen Veranstaltung ist es, dass die Teilnehmenden durchgehend aufmerksam bleiben. Um dieses Ziel zu erreichen, wurden über verschiedene Kanäle hinweg Möglichkeiten zur Interaktion entwickelt. Beispielsweise hielt unsere Event-App die Teilnehmenden vom „Abdriften“ am Smartphone ab und förderte stattdessen die Interaktion untereinander. Neben Zeitplan und Newsfeed konnten die Teilnehmer in Echtzeit an Umfragen teilnehmen, die auf das Live-Programm abgestimmt waren, und Bilder teilen. Ein Fotowettbewerb rief die Teilnehmenden außerdem dazu auf, zu zeigen, von wo aus sie die Veranstaltung verfolgen.

Während des ganzen Tages war es jederzeit möglich, sich zu dem Event anzumelden. Dies führte dazu, dass bspw. Teilnehmende, die überrascht von der Qualität und Interaktivität der Konferenz waren, Kolleg*innen spontan am Tag der Konferenz dazu einluden und diese wenig später dann auch teilnehmen und sich innerhalb der Konferenzplattform bewegen konnten

Darüber hinaus hatten wir eine Grafikdesignerin engagiert, die die digitale Konferenz beziehungsweise die Vorträge in Echtzeit grafisch illustrierte und festhielt. Die Künstlerin wurde im Laufe des Tages mehrmals von den Moderatoren live ins Studio gerufen (ein weiterer Kanal der Interaktion!) und präsentierte ihre laufenden Arbeiten.

Jedes Farbschema des LDSF Graphic Recording repräsentiert einen Vortrag der digitalen Konferenz.

Wie sieht es aus mit der Reichweite?

Durch die Nutzung eines individuellen Hashtags zur Förderung und Dokumentation von Interaktion auf den sozialen Medien wie Facebook, Twitter, Instagram und LinkedIn konnten wir im April 2020 über Google und Social Media über 250.000 Impressionen erreichen.

Das Ergebnis: ein nachhaltiger Erfolg

Dank einer herausragenden Teamleistung und der Unterstützung durch engagierte Organisations- und Technikpartner konnten wir innerhalb von 30 Tagen die physisch geplante Veranstaltung vollständig digital transformieren. Zur Einordnung ein paar Zahlen:

• 15 Stunden Live-Stream auf 3 Live-Bühnen
• über 20 Lounges und Frageräume
• 8 Moderatoren bzw. Co-Moderator*innen
• 17 Keynotes und Präsentationen
• 19 Redner*innen
• jede Menge fruchtbarer und unterhaltsamer Interaktion über digitale Trends, UX, CX, digitale Plattformen und mehr

Doch am meisten sprechen aus unserer Sicht die 620 Anmeldungen sowie eine Einschaltquote von über 70 Prozent am Veranstaltungstag (das entspricht ca. 450 Teilnehmenden) für sich.

Für uns war das LDSF 2020 deshalb ein großer Erfolg – und eine Liferay Premiere zugleich! Denn als erste Region des Unternehmens haben wir ein einhundertprozentiges Digital-Event erfolgreich und ohne größere Pannen auf die Beine gestellt. Einen Rückblick mit Videos un Bildern gibt es auf der LDSF 2020 Recap-Seite.

Das LDSF 2020 war für Liferay ein Ausgangspunkt für viele weitere virtuelle Events in Italien, Spanien, Frankreich, EMEA und für weltweite Partner-Formate. In 2021 freuen wir uns über viele weitere Entwicklungen und neue Features in der Veranstaltungsplattform, die wir zielgerichtet für eine bestmögliche Digital Event Experience einsetzen werden. Merken Sie sich schon jetzt das Datum für die neue Liferay Digitalkonferenz vor!