Una de las promesas más atractivas de una intranet corporativa saludable es aumentar la productividad de sus empleados. Desafortunadamente, las intranets no hacen esto por su propia cuenta. Requiere evaluar los obstáculos actuales de productividad de su equipo, y luego implementar herramientas que los superen. Las intranets pueden no siempre lograr esto de manera inmediata, pero muchas organizaciones han encontrado formas efectivas de impactar el rendimiento.
Uno de los objetivos más fáciles para la mayoría de las empresas es reducir el tiempo que pasan sus empleados esperando que otras personas hagan su parte de una tarea. Esto puede significar esperar que alguien les envíe un documento, o tal vez que TI les enseñe cómo usar una nueva herramienta. Aquí hay 5 ejemplos de cómo las intranets pueden reducir estas brechas y hacer que el trabajo sea más eficiente.
1. Gestión de Contenido Habilitado para Búsqueda
En estos días, la mayoría de los sitios webs públicos tienen motores de búsqueda competentes, especialmente cuando tienen una cantidad significante de artículos y páginas. Sin embargo, muchas compañías no implementan estas mismas características en sus intranets, los cuales a menudo suelen tener grandes depósitos de contenidos. Trate de contar las horas que pasan sus empleados buscando documentos sin un motor de búsqueda y se dará cuenta que el número sube alarmantemente rápido. Ya sea que están llamando a sus compañeros y esperando que se les envíe una copia de un documento importante o haciendo clic página tras página de contenido desordenado, recuperar estas horas perdidas es una manera fácil de mejorar la productividad con su intranet.
CNC, Centro Nacional de Cine e Imagen en Movimiento de Francia, reconoció lo anterior e incorporó un motor de búsqueda rápido y avanzado dentro de su intranet para que sus empleados puedan encontrar instantáneamente el contenido que necesitaran. Fue una de las muchas mejoras a su plataforma obsoleta, pero crítica debido a la gran variedad de su base de documentos.
2. Acceso Móvil
Las intranets antes estaban confinadas a redes internas y disponibles solo para quienes estaban sentados en la oficina de la compañía. Esto ayudó a garantizar la seguridad por un tiempo, pero con los dispositivos móviles y trabajadores remotos de hoy en día, ya no hace sentido limitar los accesos de esta manera. Para asegurar que todos los empleados reciban los mensajes cuando se envían, las compañías necesitan habilitar las entradas para todos los aparatos.
El retailer de moda Coach diseñó su intranet para ser compatible con dispositivos móviles porque muchos de sus empleados no pasaban sus días en los escritorios. Algunas de las comunicaciones más importantes que envían se relacionan con el merchandising o promociones de tienda, y es vital que lleguen a los encargados de tiendas. Enviar un correo electrónico no es suficiente, ya que a menudo la información es muy compleja, como en el caso de una guía detallada de merchandising para el diseño del local. Una intranet amigable con dispositivos móviles asegura que no haya demoras en la información y que los empleados obtengan lo que necesitan para mantener sus tiendas en funcionamiento.
3. Gestión del Conocimiento Tácito
Una de las debilidades de la mayoría de las herramientas de gestión del conocimiento es que solo capturan productos finales. Por ejemplo, puedes tener una librería de todos los documentos de plataformas de power point aprobados por ventas de la compañía, pero ¿te permite ver las ediciones y discusiones que se dan en cada una? Por lo general, esto se captura en comentarios como en los documentos de Google, pero una vez que se finaliza, el contenido se guarda sin estas notas.
IMRB vió valor en este conocimiento tácito y decidió construir una intranet que permitiera a sus empleados buscar a través de las ideas, pensamientos e insumos de investigaciones almacenadas para cada uno de sus documentos. Esto hizo que tanto el conocimiento explícito como el tácito sea visible para todos, permitiendo hacer referencias a estos proyectos de cooperación pasados.
4. Colaboración Global
Muchos tipos de proyectos requieren una colaboración intensiva, y si es tu caso estar trabajando con un equipo global, tratar de agendar reuniones en diferentes zonas horarias reduce considerablemente su dinámica. En vez de tratar de coordinar conversaciones en vivo, tener una herramienta robusta de colaboración en la intranet permite a las personas poder cooperar según sus horarios.
Esto es exactamente lo que Schott, compañía internacional de tecnología, decidió hacer. Debido a que desarrolla productos globalmente, depende en gran medida de comunicaciones efectivas entre sus 10.000 empleados en 35 regiones de todo el mundo. Al incorporar este trabajo a su intranet, eliminaron el riesgo de que se pierda la información entre respuestas de correos electrónicos, o que se olviden de tareas importantes.
5. Administradores independientes
Muchas organizaciones necesitan realizar cambios rápidos en sus intranets sin la ayuda de TI. Puede que un gerente de departamento necesite comunicar de inmediato una noticia a su equipo, o tal vez el director de Recursos Humanos necesite distribuir información de beneficios a toda la organización. En estos casos, es importante facultar a los administradores para que creen y manejen contenido a su manera, sin la necesidad de esperar a TI.
Un ejemplo en ese sentido es Domino’s, con varios administradores que pueden hacer cambios a los sitios de departamentos dentro de la intranet corporativa. Muchos de estos jefes no se referirían a sí mismos como personas tecnológicas, pero al estar separada la gestión del contenido de otras funciones del sitio, son capaces de modificar todo sin la necesidad de aprender nuevas habilidades digitales. Esto mejora la productividad y también las relaciones ya que cada departamento se siente capaz de hacer bien su trabajo.
El ROI Suave de las Intranets
Las intranets no solo sirven para incrementar los números de productividad, a pesar de ser uno de sus beneficios más tangibles. La ventaja más importante que ofrecen es la capacidad de impactar los aspectos intangibles del negocio, como una cultura corporativa unificada o una mayor retención del personal. Es difícil medir la incidencia directa de las intranets en estas áreas, pero investigaciones sugieren que son significativas.
Es por ello que es valioso que compañías tengan una estrategia para medir la efectividad de sus intranets. Los KPI deberían estar alineados con metas comerciales alcanzables, como aumentar la satisfacción laboral en un número escalable o incrementar la tasa de retención en un cierto porcentaje. Puede parecer que las herramientas individuales o iniciativas que implementas en tu intranet no tienen un impacto inmediato, pero dales tiempo. Un hábito de mejora incremental, pero constante, va a generar beneficios valiosos con el tiempo.
Cómo Construir Uma Intranet Moderna
Conoce estos cinco casos de éxito de intranets que aumentaron la proudctividad de los empleados. Además, ve un guía para construir tu propia solución.